Procedura
użyczenia rowerów

I. CEL I ZAKRES

Celem procedury jest opisanie zasad użyczania rowerów stanowiących aktywa CAVATINA GW Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie. Zarząd nad aktywami Spółki ww. zakresie wykonuje Klub, zgodnie z ustaloną w Regulaminie hierarchią i treścią niniejszej Procedury. Procedura powiązana jest ściśle z Regulaminem i należy ją interpretować przy uwzględnieniu jego treści.

Ilekroć w Procedurze jest mowa o:
1. Regulaminie - należy przez to rozumieć Regulamin Cavatina Bike Club z dnia 28 czerwca 2021 roku wraz z jego wszelkimi aktualizacjami,
2. Spółce - należy przez to rozumieć CAVATINA GW Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie (KRS: 0000689870),
3. KC – należy przez to rozumieć Ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 Nr 16, poz. 93, t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740),
4. Użyczenie - należy przez to rozumieć umowę użyczenia zgodnie z art. 710-719 KC,
5. Biorący – należy przez to rozumieć Członka Klubu, który z własnej inicjatywy wystąpi o użyczeniu mu roweru,
6. Użyczający – należy przez to rozumieć Spółkę, za którą w zakresie prawidłowego wykonywania niniejszej Procedury działają osoby wyznaczone przez Klub.

II. OSOBY ODPOWIEDZIALNE, KOORDYNUJĄCE I ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚĆI

1. Skład osób odpowiedzialnych wraz z zakresem ich odpowiedzialności w ramach niniejszej Procedury:
a. Osoby wchodzące w skład Kolegium – wdrożenie, koordynowanie, zatwierdzanie zmian i weryfikowanie prawidłowości stosowania Procedury,
b. Barbara Falewicz, Mirosława Pluzek, Natalia Kubica – sprawy finansowe,
c. Bogdan Hickiewicz, Rafał Majza – sprawy techniczne,
d. Daniel Mariak – sprawy prawne,
e. Mateusz Surma – sprawy związane z ubezpieczeniem,
f. Natalia Kubica, Martyna Białas – sprawy organizacyjne,
g. Łukasz Zarębski – marketing,
2. Przyjmuje się, że zmiana osobowa dot. ppkt. 1 nie wymaga zmiany niniejszej Procedury. Odpowiednia zmiana tabeli
z listą Członków i zadeklarowaną funkcją wystarczająca będzie do zmian w niniejszym zakresie. Tabela, o której mowa w punkcie niniejszym prowadzona jest w formie elektronicznej w ramach wewnętrznych zasobów Klubu, a dostęp do jej treści posiada każdy Członek Klubu.
3. Osobami odpowiedzialnymi za każdorazowe weryfikowanie stanu technicznego roweru w momencie jego wydania, jak po ich zdaniu przez Biorącego będą: Bogdan Hickiewicz, Rafał Majza

III. PRAWA I OBOWIĄZKI BIORĄCEGO ORAZ UŻYCZAJĄCEGO

1. Obowiązkami Użyczającego jest:
a. wydanie roweru w stanie technicznym umożliwiającym korzystanie z niego w sposób zgodny z jego przeznaczeniem,
b. zweryfikowanie stanu technicznego roweru po jego zdaniu przez Biorącego,
c. archiwizowanie dokumentacji związanej z użyczeniami.
2. Obowiązkami Biorącego jest:
a. podpisanie prawidłowo wypełnionej Karty Użyczenia (Załącznik nr 1) w momencie wydania, jak również zdania roweru,
b. niezwłoczne zawiadomienie Użyczającego o wszelkich usterkach, szkodach czy też utracie roweru – w pierwszej kolejności zawiadomić należy osobę odpowiedzialną za sprawy związane z ubezpieczeniami,
c. oddanie roweru sprawnego technicznie, w pełni wyposażonego, czystego, napompowanego, w stanie niepogorszonym względem stanu z momentu jego wydania, z wyjątkiem zużycia roweru, które stanowi następstwo jego prawidłowego używania.
3. Użyczającemu przysługuje prawo do każdorazowej odmowy użyczenia roweru bez konieczności podawania powodów.
4. Użyczający odmówi Biorącemu użyczenia roweru w szczególności, gdy według własnej opinii stwierdzi, że Użyczający znajduje się pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających. W przypadku pozostawania przez Użyczającego w stanie opisanym w zdaniu poprzednim, Użyczający ponosić będzie pełną odpowiedzialność osobistą za szkody wyrządzone na użyczonym rowerze, jak również odpowiedzialność określoną w przepisach prawa powszechnie obowiązującego, która związana jest z poruszaniem się pojazdem w stanie nietrzeźwości.

IV. PRZEBIEG PROCEDURY

1. Wolę wzięcia roweru w użyczenia, Biorący komunikuje Użyczającemu poprzez dokonanie wcześniejszej rezerwacji w określonym terminie. Rezerwacja prowadzona będzie za pośrednictwem aplikacji dostępnej na stronie internetowej Klubu, tj. http://cbc.cavatina.pl/rezerwacja/. Każdy z Członków może dokonać rezerwacji wyłącznie na jeden rower w terminie nie wcześniej niż na 7 dni przed planowaną datą wypożyczenia.
2. Po zakomunikowaniu woli wzięcia roweru w użyczenie, Biorący stawia się w miejscu i czasie wskazanym przez Użyczającego,
3. Biorący, zobowiązany jest do zweryfikowania stanu technicznego branego w użyczenie roweru, wypełnienia Karty Użyczenia (Załącznik nr 1) zgodnie ze stanem faktycznym, a następnie do jej podpisania i oddania osobie, która Kartę mu wydała,
4. Biorący, zobowiązany jest do zdania roweru w miejscu i czasie, które wskazane zostały w uprzednio podpisanej przez niego Karcie Użyczenia w stanie technicznym zgodnym z pkt. III ppkt. 2 lit. b Procedury,
5. Osoba z ramienia Użyczającego dokonuje weryfikacji stanu technicznego roweru poprzez oględziny oraz sporządza dokumentację fotograficzną,
6. Osoba z ramienia Użyczającego dokonuje stosownych adnotacji na Karcie Użyczenia,
7. Osoba z ramienia Użyczającego wydaje Biorącemu Kartę Użyczenia do podpisu,
8. W przypadku brak osoby wyznaczonej przez Użyczającego, Biorącemu przysługuje prawo do zwrotu roweru bez czynności o których mowa w pkt 5-7. Biorący jest jednak zobowiązany do sporządzenia dokumentacji fotograficznej potwierdzającej stan roweru wizualny roweru oraz sposób jego zabezpieczenia w miejscu wypożyczenia.
9. Osoba z ramienia Użyczającego, po jej podpisaniu przez Biorącego, Kartę Użyczenia podpisuje, a następnie deponuje w celu jej archiwizacji.
10. Wszystkie wyjazdy zorganizowane przez Klub mają pierwszeństwo przed wypożyczaniem rowerów na zasadach określonych powyżej. Wszystkie wypożyczone rowery muszą zostać zwrócone nie później niż na 48h przed planowanym rozpoczęciem wyjazdu. Klub dokona rezerwacji terminów planowanych wyjazdów grupowych z możliwością zmiany po uprzednim powiadomieniu Członków Klubu.

V. ODPOWIEDZIALNOŚĆ BIORĄCEGO

1. Biorący ponosi pełną odpowiedzialność za użyczony przez Użyczającego sprzęt rowerowy, a w szczególności za jego wszelkie uszkodzenia przekraczające normalne zużycie oraz uszkodzenia wynikające z wykorzystywania roweru w sposób sprzeczny z jego właściwościami i przeznaczeniem. W przypadku udowodnionych zniszczeń wynikłych z niewłaściwego użytkowania użyczonego roweru, Użytkujący zobowiązuje się pokryć koszty wymiany uszkodzonych części i usług związanych z ich wymianą w celu przywrócenia roweru do stanu pierwotnego. Za wykonanie niezbędnych napraw Użyczający wystawi Biorącemu rachunek lub fakturę VAT,
2. Biorący ponosi odpowiedzialność z przypadkową utratę roweru, przez co w szczególności rozumiana jest kradzież roweru z winy Biorącego, a to spowodowana nieprawidłowym zabezpieczeniem roweru przed kradzieżą czy też powierzeniem roweru osobie trzeciej bez zgody Użyczającego,
3. Biorącemu przysługuje prawo do zwolnienia się z odpowiedzialności o której mowa w ppkt. 1 i 2 powyżej, wyłącznie w przypadku, gdy szkoda, która powstała na sprzęcie rowerowym pokryta zostanie w całości z polisy ubezpieczeniowej Użyczającego,
4. W przypadku niewywiązania się przez Biorącego z obowiązków, o których mowa w pkt 3 ppkt 2 lit. b powyżej, Użyczającemu przysługiwać będzie prawo do wykonania wszelkich koniecznych napraw czy też czyszczenia na koszt Biorącego bez obowiązku jego dodatkowego wzywania. Za wykonanie niezbędnych napraw Użyczający wystawi Biorącemu rachunek lub fakturę VAT,

VI. WPROWADZENIE ZMIAN I AKTUALIZACJA PROCEDURY

1. Procedura wchodzi w życie z dniem 26 lipca 2021 roku.
2. Zmiany w treści procedury wykonywane są na zlecenie Kolegium Klubu, a jej aktualizacja następuję po zatwierdzeniu treści przez Kolegium Klubu.

VII. ZAŁĄCZNIKI

Regulamin
Cavatina Bike Club

Klub powstał jako inicjatywa mająca na celu integrację pracowników i współpracowników świadczących pracę i usługi dla Cavatina GW sp. z o.o. oraz spółek powiązanych wchodzących w skład jednej grupy kapitałowej. Klub nie powstał zatem w oparciu o przepisy Ustawy Prawo o Stowarzyszeniach z dnia 7 kwietnia 1989 r. (Dz.U. Nr 20, poz. 104) czy też Ustawy o Sporcie z dnia 25 czerwca 2010 r. (Dz.U. Nr 127, Poz. 857). Klub stanowi nieformalną inicjatywę Cavatina GW sp. z o.o. dla jej wewnętrznych potrzeb.

§1.

Nazwa, teren działania, siedziba 1. Klub pn. „Cavatina Bike Club”, zwany dalej „Klubem” jest dobrowolnym, samorządnym i wewnętrznym (w ramach grupy powiązanych spółek) zrzeszeniem mającym na celu rozwijanie i propagowanie inicjatyw, postaw i działań zmierzających do upowszechniania kultury fizycznej sportu i rekreacji oraz zdrowego stylu życia poprzez uprawianie wszelkich form ruchu, a przede wszystkim sportów rowerowych. Głównym celem powołania Klubu jest integracja pracowników i współpracowników przy pomocy ww. założeń.
2. Klub powołany zostaje przez Organizatora, którym jest Cavatina GW spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie (NIP 6793154639), zwana dalej również „Cavatina GW”.
3. Klub nie prowadzi działalności gospodarczej.
4. Siedzibą Klubu jest miasto Bielsko-Biała. Adres: Dworkowa 2, 43-300 Bielsko-Biała

§2.

Cel i środki działania Klubu
1. Celem Klubu jest:
1) integracja pracowników i współpracowników spółki Cavatina GW oraz spółek powiązanych, które wchodzą w skład jednej grupy kapitałowej,
2) upowszechnianie kultury fizycznej i sportu poprzez propagowanie sportu amatorskiego i szeroko rozumianej turystyki aktywnej,
3) rozwijanie zainteresowań turystyką rowerową, kulturą fizyczną i rekreacyjnym uprawianiem sportu,
2. Klub realizuje swoje cele poprzez:
1) organizowanie wycieczek, rajdów, wypraw, maratonów, wyścigów rowerowych dla Członków,
2) prowadzenie działalności informacyjnej dot. działalności Klubu,
3) uczestnictwo w zawodach i imprezach w tym w rajdach rowerowych, w kraju jak i za granicą organizowanych przez inne stowarzyszenia.

§3.

Członkowie, ich prawa i obowiązki 1. Członkiem Klubu mogą być osoby prawne powiązane z Cavatina GW lub osoby fizyczne zatrudnione bądź współpracujące z Cavatina GW bądź innym podmiotem z nią powiązanym. 2. Członkostwo w Klubie nabywa się przez złożenie deklaracji członkowskiej i przyjęcie
kandydatury przez Kolegium Klubu.
3. Osoby prawne działają w Klubie przez swojego przedstawiciela.
4. Członkowie Klubu zobowiązani są przede wszystkim do:
1) dbania o dobre imię Klubu,
2) popierania i czynnego realizowania celów Klubu,
3) przestrzegania powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz uchwał władz Klubu,
5. Członek Klubu ma prawo do:
1) uczestniczenia we wszelkich formach działania służących realizacji celów Klubu,
2) uczestnictwa w kształtowaniu i realizacji programu Klubu,
6. Członkostwo w Klubie ustaje na skutek:
1) dobrowolnej rezygnacji z przynależności do Klubu zgłoszonej na piśmie do Kolegium,
2) wykluczenia z Klubu na mocy uchwały Kolegium za nieprzestrzeganie niniejszego Regulaminu,
7. Ponowne przyjęcie osoby wykluczonej lub skreślonej wymaga uchwały Kolegium, w której określa się warunki ponownego członkostwa.
8. Do prowadzenia swych spraw Klub za pośrednictwem Organizatora może zatrudniać pracowników lub korzystać z usług podmiotów zewnętrznych.

§4.

Władze Klubu
1. Władzą naczelną Klubu jest Kolegium.
2. Kolegium składa się z 8 Członków.
3. Pierwszy skład Kolegium powołany zostaje wewnętrzną decyzją Członków założycieli.
4. Członkowie kolegium powołani zostają na czas nieokreślony.
5. Do zadań Kolegium Klubu należy:
1) reprezentowanie Klubu i działanie w jego imieniu,
2) organizowania wydarzeń realizowanych w ramach działalności Klubu,
3) uchwalanie programu działania,
4) sprawowanie zarządu nad Klubem,
5) podejmowanie uchwał w sprawach przyjmowania i wykluczania członków,
6) podejmowanie decyzji o rozwiązaniu Klubu,
7) uchwalanie regulaminów, uchwał i innych dyspozycji związanych z funkcjonowaniem Klubu,
6. Kolegium Klubu może zawiesić w czynnościach lub odwołać ze składu członka Kolegium, jeżeli nie wykonuje on obowiązków, działa niezgodnie Regulaminem lub w inny sposób zawiedzie zaufanie członków Klubu.
7. Uchwałę o zawieszeniu w czynnościach lub odwołaniu członka Kolegium podejmuje się większością 2/3 głosów.
8. W przypadku odwołania członka lub zmniejszenia składu Kolegium, Kolegium uprawnione jest do uzupełnienia składu.
9. Wszystkie uchwały władz Klub podejmowane są w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej połowy uprawnionych do głosowania.

§5.

Postanowienia końcowe Regulamin obowiązuje od dnia 28.06.2021